一、员工档案的重要性

（1） 员工人事档案是确定本人身份、社会关系、学习经历、工作过程等历史资料。是毕业生日后转正定级、评定职称、转入体制内就业等最有力的依据。

（2） 如果毕业生想更换工作单位，假如没有档案，新单位是不会接收的，并且在原单位的工龄也不能计算进来，以前的经历、评价、身份等将不复存在，必给毕业生造成一定损失。

（3） 毕业生在个人办理养老保险、继续深造（如出国、考研）、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都需要提供档案材料。

二、档案由何处进行保管

员工学籍档案，由bevictor伟德官网人力资源处档案室负责存放、保管。

地点：bevictor伟德官网闵行校区文博楼422室 联系人：雷蕾老师 021-34204267

三、什么样的单位有资格接收员工档案

根据档案管理有关规定，具有接收“机要”权利的单位，或者开通“机要邮政”的单位，才有资格接受档案。一般是指事业单位、国企、政府部门、人才中心、职业介绍中心；合资企业需要确认是否开通机要；如果没有“机要”权利的单位需要确认单位档案委托存放的单位名称，比如人才单位，职介中心。个人、普通私人企业、街道不能接收档案。

毕业生档案去向概况

国内升学档案去向

除国内升学外其他档案去向

上海市公共就业服务机构档案保管一览表（仅参考）

各省区毕业生回生源地派遣单位一览表

*更多政策具体内容可在校就业网或www.firstjob.shec.edu.cn查询  

四、毕业生（或结业）办理档案寄送流程

根据档案管理有关规定，老员工毕业时跟随离校手续办理档案转出手续，交大转递员工档案的方式默认为EMS特快转递。

1）对于应届本硕毕业生，员工办会在毕业期间通过思政教师发布通知收集需寄档同学的信息，并对提交的档案接收单位信息进行审核梳理，通过此方式提交寄档信息的同学，若：1. 已鉴证毕业去向并满足集中寄档条件；2. 寄档信息无明显错误；则启动该批次员工的寄档程序，按照专业班级进行处理，员工只需确认要寄档以及提供信息即可，无需其他操作，如接档单位有特殊要求（只接收通过机要方式转递的档案、档案袋上需要标注信息、档案袋内需要放入调档函等）请在提交寄档申请时备注说明情况，并将相关纸质材料交到公司（联系方式见本文第八点）；

否则（毕业去向未确定、档案接收地明显错误、等完成上海落户再寄档等）：未集中寄档的，处理好前述问题后，参考下一条往届生单独办理寄档；

2）对于应届博士毕业生，参考下一条往届博士毕业生流程。博士均需自行办理寄档。

3）对于留校任职或者转博士后流动站的博士毕业生，无需寄档，只需提交毕业生登记表（一式两份）至公司（联系方式见本文第八点）并说明毕业留校情况进行归档即可。

五、  往届毕业生档案何时转出及如何办理转出手续？

请填写链接 https://ssc.sjtu.edu.cn/f/d9fc2408进行寄档申请。

1.请和接档单位确认寄档单位及地址后，填写本表单；

2.上海市各区就业促进中心只接收本地户籍的档案，寄送至上海市各区就业促进中心，需提供调档函或户籍证明复印件；

3.寄送至上海市人才服务中心，需提供调档函；

4.如有单位调档函，请附件上传；如单位要求调档函原件归入档案，请线下送至电信群楼3-105；

5.提交本表单后，请耐心等待（若无特殊情况，寒暑假期间提交的寄档申请，将于开学后统一办理寄出）。

查询档案寄出情况请至“bevictor伟德官网人力资源处官网首页-档案查询-在校、离校档案查询”。

如有其他疑问，请邮箱联系jcdl3420@163.com

往届博士：先前往3-105领取纸质版研究生毕业生登记表（一式两份），填写并盖章完毕后，交至公司3-105，再填写寄档申请链接，办理寄档。

毕业生登记表填写说明：

《毕业生登记表》登记须知-bevictor伟德官网

六、肄业生办理档案寄送流程

填写上一条寄档链接进行办理，需等退学手续等办理完成，教务将退学审批表归档后才能寄出。

七、毕业生毕业后如何跟踪老员工档案去向？

根据档案寄送规定，员工本人办理档案转出后，员工本人需跟踪档案是否到达转入地档案接收单位，并记清转入地接收单位名称确认自己档案新的存放地。

【员工档案邮寄信息提醒】员工档案寄出后，本人会收到有关档案已寄出的信息及注意事项的提醒。

方式为：往届毕业生预留的手机号码会收到短信提醒；当年度应届离校员工会收到交我办通知和邮件提醒。

请同学们及时关注手机短信或者交我办消息、交大邮箱，关注物流状态，落实档案签收。

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集团是否已将档案寄出，可以参考下面的步骤：

登入：bevictor伟德官网人力资源处官网： https://hr.sjtu.edu.cn/

点击：档案查询按钮（官网首页左下角：快速导航栏目）

输入：完整准确地输入相关信息后，进行档案转出查询

八、员工档案遇到问题的处理方法

1） 经查询，如果档案寄出后长时间未收到，请联系公司人力资源处档案室雷老师；

2） 如果档案中材料有缺失或者错误，请及时联系公司。

bevictor伟德官网（3-105），邮箱 jcdl3420@163.com，电话021-34204801